Dit Privacybeleid legt uit hoe Replai persoonsgegevens verwerkt. Het bestrijkt de activiteiten waarbij Replai bepaalt waarom en hoe gegevens worden verwerkt (Replai als verwerkingsverantwoordelijke) en beschrijft, op hoofdlijnen, de activiteiten waarbij Replai gegevens verwerkt namens haar zakelijke klanten (Replai als verwerker).
1. Wie wij zijn
Verwerkingsverantwoordelijke: Replai, [registered address], België · ondernemingsnummer [company number].
Privacycontact: [email protected].
2. Verwerkingsverantwoordelijke vs. verwerker — wie is waarvoor verantwoordelijk
2.1 Replai als verwerkingsverantwoordelijke. Voor de persoonsgegevens van onze eigen accounthouders, factuurcontacten, marketing-/websitebezoekers en prospects bepaalt Replai de doeleinden en middelen van de verwerking. Dit Privacybeleid is van toepassing op die activiteiten.
2.2 Replai als verwerker. Voor de conversatiegegevens van eindgebruikers die onze zakelijke klanten via de Service verwerken, is de klant de verwerkingsverantwoordelijke en treedt Replai op als verwerker op basis van de gedocumenteerde instructies van de klant onder de Verwerkersovereenkomst. Bent u een eindgebruiker, neem dan contact op met het betreffende bedrijf (de klant) over hoe uw conversatiegegevens worden gebruikt.
3. Gegevens die wij als verwerkingsverantwoordelijke verwerken, doeleinden en rechtsgronden
| Categorie van gegevens | Doel | Rechtsgrond (Art. 6 AVG) |
|---|---|---|
| Account & identiteit (naam, zakelijk e-mailadres, inloggegevens) | Uw account aanmaken en beheren; de Service leveren | Overeenkomst — Art. 6(1)(b) |
| Facturatie- & transactiegegevens | Betalingen verwerken, facturatie, fiscale naleving | Overeenkomst — 6(1)(b); Wettelijke verplichting — 6(1)(c) |
| Support & communicatie | Op verzoeken reageren; ondersteuning bieden | Overeenkomst — 6(1)(b); Gerechtvaardigde belangen — 6(1)(f) |
| Marketingcontactgegevens | Service- en marketingcommunicatie verzenden (B2B) | Gerechtvaardigde belangen / toestemming — 6(1)(f) / 6(1)(a) |
| Website & analytics (incl. cookies) | De website bedienen, beveiligen en verbeteren, inclusief zelf-gehoste, privacyvriendelijke productanalyse (OpenPanel) die alleen met toestemming wordt geladen | Toestemming — 6(1)(a); Gerechtvaardigde belangen — 6(1)(f) |
| Beveiligings- & loggegevens | De Service beschermen tegen misbruik en fraude | Gerechtvaardigde belangen — 6(1)(f) |
4. Ontvangers en subverwerkers
Wij delen persoonsgegevens uitsluitend met dienstverleners die ons helpen de Service te leveren, en alleen voor zover nodig. Daartoe behoren Anthropic (AI/LLM-aanbieder) en Qdrant (vectordatabase), naast [cloud hosting], [transactional email] en [payment processor]. De actuele lijst wordt bijgehouden in de Lijst van subverwerkers.
5. Internationale doorgiften
Wanneer persoonsgegevens buiten de EER worden doorgegeven, baseren wij ons op een passende waarborg, zoals de Standaardcontractbepalingen (SCCs) van de Europese Commissie of een adequaatheidsbesluit. Details per aanbieder staan in de Lijst van subverwerkers.
6. Bewaring
Wij bewaren persoonsgegevens slechts zo lang als nodig is voor de bovengenoemde doeleinden en om te voldoen aan wettelijke, boekhoudkundige en fiscale verplichtingen, waarna wij ze verwijderen of anonimiseren:
- accountgegevens — gedurende de levensduur van het account plus 90 dagen;
- factuurgegevens — gedurende 7 jaar (Belgische boekhoudwetgeving);
- marketinggegevens — totdat u bezwaar maakt of uw toestemming intrekt.
7. Uw rechten
Voor zover de wet dat toelaat, kunt u: uw gegevens inzien; ze laten corrigeren; ze laten wissen; de verwerking beperken of er bezwaar tegen maken; overdraagbaarheid verkrijgen; en uw toestemming op elk moment intrekken (zonder afbreuk te doen aan eerdere verwerking). Om deze rechten uit te oefenen, neemt u contact op via [email protected].
U kunt ook een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (Gegevensbeschermingsautoriteit / Autorité de protection des données), Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, België — [GBA contact / website].
8. Geautomatiseerde besluitvorming en AI
De Service gebruikt AI om supportantwoorden te genereren. Als verwerkingsverantwoordelijke gebruikt Replai uw persoonsgegevens niet om uitsluitend door geautomatiseerde middelen besluiten te nemen die rechtsgevolgen voor u hebben of u in vergelijkbare mate aanmerkelijk treffen. Voor de AI-verwerking van conversatiegegevens van eindgebruikers, zie de Verwerkersovereenkomst. De output kan onjuist zijn en dient te worden gecontroleerd. Replai meldt Eindgebruikers in de chat eveneens dat zij met een AI-assistent communiceren, in overeenstemming met artikel 50 van de EU-AI-verordening.
9. Beveiliging
Wij passen passende technische en organisatorische maatregelen toe om persoonsgegevens te beschermen, op principeniveau beschreven in de bijlage bij de Verwerkersovereenkomst over technische en organisatorische maatregelen.
11. Wijzigingen
Wij kunnen dit beleid bijwerken en zullen de herziene versie publiceren met een nieuwe datum bij "Laatst bijgewerkt".